Venäjän ja Itä-Euroopan tutkimuksen seura ylläpitää Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaista jäsenrekisteriä sekä Idäntutkimus-lehden tilaajarekisteriä. Rekisteriin kerätään jäsenistä seuraavat tiedot: 1) nimi, 2) postisoite, 3) sähköpostiosoite, 4) jäseneksi hyväksymispäivämäärä, 5) tieto jäsenmaksun maksamisesta ja 6) tieto siitä, onko kyseessä opiskelijajäsenyys. Tilaajista kerätään seuraavat tiedot: 1) nimi, 2) postiosoite, 3) sähköpostiosoite, 4) tieto käsitellyistä tilauksista ja 5) tieto siitä, onko tilaaja opiskelija. Tietoja rekisteristä ei luovuteta eteenpäin.
1 Rekisterin nimi
Yhdistetty Venäjän ja Itä-Euroopan tutkimuksen seuran jäsenrekisteri ja Idäntutkimus-lehden tilaajarekisteri
2 Rekisterin pitäjä
Venäjän ja Itä-Euroopan tutkimuksen seura ry
Y-tunnus: 1581129-5
c/o Aleksanteri-instituutti
PL 24 (Unioninkatu 40)
00014 Helsingin yliopisto
3 Rekisteriasioista vastaavan yhteystiedot
Taloudenhoitaja
4 Rekisteröidyt
Rekisteri sisältää tiedot Venäjän ja Itä-Euroopan tutkimuksen seuran jäsenistä sekä Idäntutkimus-lehden tilaajista. Seuran jäsenet ovat automaattisesti myös lehden tilaajia.
5 Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Jäsenrekisterin ylläpitämisen ja käytön perusteena on yhdistyksen yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukainen velvoite ylläpitää jäsenluetteloa. Jäsenyys- ja yhteystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tilaajarekisteriä käytetään lehden postittamiseen tilaajille sekä tiedotukseen ja laskutukseen.
6 Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot yhdistyksen jäsenistä: 1) nimi, 2) sähköpostiosoite, 3) postiosoite, 4) jäseneksi liittymisen päivämäärä, 5) tiedot jäsenmaksun suorittamisesta ja 6) tieto siitä, onko jäsen opiskelija. Tilaajarekisteri sisältää tilaajista seuraavat tiedot: 1) nimi, 2) postiosoite, 3) sähköpostiosoite, 4) tieto käsitellyistä tilauksista ja 5) tieto siitä, onko tilaaja opiskelija. Tieto opiskelijuudesta tarvitaan, jotta heiltä voidaan laskuttaa alennettu hinta. Yritys- ja yhdistysasiakkailta kerätään organisaation ja yhteyshenkilön osoite ja sähköpostiosoite.
Idäntutkimus-lehden irtonumeroiden tilaajista kerätään seuraavat tiedot: 1) nimi, 2) postiosoite, 3) sähköpostiosoite, 4) tieto käsitellyistä tilauksista. Tietoja rekisteristä ei luovuteta eteenpäin.
7 Tietolähteet
Jäsen- ja tilaajarekistereihin tallennettavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevan tai lehteä tilaavan henkilön ilmoituksella jäsenhakemus- ja tilauslomakkeesta tai jäsenen tai tilaajan omalla ilmoituksella. Myös rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneiden henkilöiden etu- ja sukunimet sekä sähköpostiosoite tallentuvat tapahtuman ilmoittautumisen ja tapahtuman väliseksi ajaksi, jonka jälkeen ne poistetaan.
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Jäsen- ja tilaajarekisterien yhteyshenkilö luovuttaa tietoja jäsenistä (jäsen- ja tilausmaksutilanne, jäsenkirje, eroamiset) tarvittaessa yhdistyksen hallitukselle sekä lehden toimitussihteerille ja päätoimittajalle (nimi- ja osoitetiedot lehden postittamista varten). Nimi- ja osoitetiedot luovutetaan myös painolle lehden postittamista varten. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti yhdistyksen ulkopuolelle kolmansille osapuolille eikä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
9 Tarkastusoikeus ja virheellisten tietojen korjaus
Jokaisella jäsenrekisteriin talletetulla henkilöllä on oikeus tarkistaa tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjausta tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Pyyntö tietojen tarkistamisesta tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterin pitäjä voi tarvittaessa pyytää kysyjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Jäsenrekisteriin kirjatut tiedot poistetaan pysyvästi, kun henkilö eroaa seuran jäsenyydestä tai irtisanoo tilauksensa. Rekisterinpitäjän tapahtumiin ilmoittautuneiden tiedot poistetaan välittömästi tapahtuman jälkeen.
10 Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain siihen nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantaan, joka on suojattu salasanoin, palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain rekisterin yhteyshenkilöllä. Yhdistys säilyttää tietoja vähintään jäsenyyden tai tilauksen ajan lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset huomioon ottaen. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti lainsäädäntö huomioon ottaen.
Hyväksytty Venäjän ja Itä-Euroopan tutkimuksen hallituksen kokouksessa 14.6.2023
Venäjän ja Itä-Euroopan tutkimuksen seura VIETS 